Privaat onderzoek genormeerd in een privacygedragscode

Op 13 januari 2004 heeft het College bescherming persoonsgegevens de privacygedragscode van de Vereniging van Particuliere Beveiligingsorganisaties (VPB) voor de komende vijf jaar goedgekeurd. Deze code is een praktische uitwerking van de eisen die de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) stelt aan particuliere onderzoeksbureaus.

Onderzoek

In feite heeft de particuliere onderzoeker bij het vergaren en analyseren van gegevens dezelfde mogelijkheden en plichten als iedere andere burger. De particuliere onderzoeker moet zich aan de wet houden en kan niemand dwingen om medewerking te verlenen aan het onderzoek. In tegenstelling tot de burger geldt voor de particuliere onderzoeker echter dat hij ook die onderzoeksmethoden en –middelen mag gebruiken waarover zijn opdrachtgever beschikt, bijvoorbeeld uit hoofde van de contractuele relatie die de opdrachtgever met de onderzochte persoon heeft. Een opdrachtgever kan geconfronteerd worden met situaties die kunnen rechtvaardigen dat hij een onderzoek instelt of laat instellen.

Doel privacygedragscode

De privacygedragscode bevat richtlijnen hoe in juridische zin moet worden omgegaan met persoonsgegevens die in het kader van de dienstverlening aan opdrachtgevers worden verstrekt. Aangezien de privacygedragscode openbaar is, draagt deze bij aan de doorzichtigheid van door particuliere onderzoeksbureaus gehanteerde onderzoeksmethoden en in te zetten onderzoeksmiddelen.
Ook geeft de code aan wanneer de onderzochte persoon op de hoogte wordt gesteld van het feit dat tegen hem/haar een onderzoek is of wordt ingesteld en wat daarover aan de onderzochte persoon wordt meegedeeld. Tenslotte biedt de privacygedragscode aanknopingspunten voor het CBP om te beoordelen of de verwerking van de persoonsgegevens door een particulier onderzoeksbureau volgens de geldende wet- en regelgeving geschiedt.

Naleving

Het ministerie van Justitie is van plan om naleving van de privacygedragscode via een ministeriële regeling op grond van de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus voor alle particuliere recherchebureaus verplicht te stellen. De naleving van de gedragscode is als voorwaarde verbonden aan de afgifte van een vergunning. Daarmee krijgt de gedragscode een geldigheid voor alle particuliere onderzoeksbureaus in Nederland.

Basisnormen

In de privacygedragscode zijn drie algemene normen opgenomen die voor alle onderzoeksmethoden en –middelen gelden.

• Onderzoeksmethoden en –middelen worden slechts aangewend na overleg met de opdrachtgever.
• Voorafgaand aan de inzet van de onderzoeksmethode en/of –middel moet worden bepaald tot welk resultaat de onderzoeksmethode of het middel moet leiden.
• Bij het bepalen van de aard van de onderzoeksmethoden en –middelen worden de beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit in acht genomen.

Methoden van gegevensvergaring

In de gedragscode worden de volgende onderzoeksmethoden en –middelen beschreven:

• Betreden van niet-openbare plaatsen.
• Observatie.
• Heimelijke observatie via camera’s.
• Interviewen van personen.
• Onderzoek in geautomatiseerde voorzieningen.
• Vertrouwelijke communicatie: het meeluisteren en opnemen van gesprekken in besloten en niet besloten ruimten, het aftappen en/of opnemen van telefoongesprekken, het aftappen van e-mailberichten en inzien van berichten die zijn opgeslagen in de e-mailbox.
• Proefaankopen.

Gedegen vastlegging

Om achteraf te kunnen toetsen of er rechtmatige grondslag aanwezig was, is in de code vastgelegd dat het concrete doel van de onderzoeksopdracht zo nauwkeurig mogelijk moet worden vastgelegd in een schriftelijke opdrachtbevestiging. Een afschrift daarvan moet bewaard blijven in het onderzoeksdossier. Wijzigingen in de onderzoeksopdracht of aanvullingen daarop in de loop van het onderzoek worden eveneens vastgelegd en bewaard.

Transparantie

Uit de WBP vloeit voort dat het particulier onderzoeksbureau de onderzochte persoon zo snel mogelijk na de aanvaarding van de opdracht informeert over de doeleinden van het onderzoek. De informatieplicht betekent inhoudelijk dat de onderzochte persoon in algemene bewoordingen wordt medegedeeld wat de aard van het onderzoek is, wat de reden van het onderzoek is en wie als opdrachtgever fungeert. Daarnaast wordt de onderzochte persoon meegedeeld dat hij zich voor nadere informatie tot de opdrachtgever moet wenden.
In de praktijk is het vaak ongewenst om de onderzochte persoon al bij het begin van een onderzoek te informeren. Het op de hoogte stellen kan daarom achterwege blijven als bijvoorbeeld het risico aanwezig is dat de onderzochte persoon de mededeling zal aangrijpen om maatregelen te nemen om het achterhalen van de waarheid te belemmeren. Wel geldt dat als de informatieplicht wordt uitgesteld de betrokkene zo snel mogelijk tijdens of na afloop van het onderzoek moet worden geïnformeerd. In elk geval op zo kort mogelijke termijn nadat het onderzoeksrapport aan de opdrachtgever wordt aangeboden.

Wijze van informeren

Over de wijze waarop de informatie wordt verstrekt, wordt geen normering voorgeschreven, omdat dit per geval verschillend kan zijn. Informeren kan zowel mondeling in een rechtstreeks contact tussen het particulier onderzoeksbureau en de onderzochte persoon of schriftelijk gebeuren. De mededeling van het doel van het onderzoek zal aansluiten bij de opdrachtomschrijving tussen onderzoeksbureau en opdrachtgever.